تاریخچه دستگاه های حضور و غیاب

در ساختار کسب و کارهای در حال تحول امروزی سیستم های حضور و غیاب به یک ابزار ضروری تبدیل شده اند. وظیفه این سیستم ها ثبت دقیق ساعت ورود و خروج کارمندان و محاسبه کارکرد آنها است.

چرا ثبت زمان کارکرد برای کسب و کار مهم شد؟

قبل از انقلاب صنعتی محاسبه ساعت کارکرد افراد چندان معنایی نداشت. معمولا آغاز کار از طلوع آفتاب شروع می شد و در غروب به پایان می رسید و از آنجایی که برق هم چندان در دسترس نبود اکثر کارها در طول روز انجام می شد. با شروع انقلاب صنعتی در اروپا، کار به کارخانه ها منتقل شد. از آنجایی سال ها قبل هنوز استفاده از ماشین آلات وسیع نبود، حجم کار کارخانه ها بسیار زیاد بود و نیروی انسانی نقش پررنگی در صنایع ایفا می‌ کرد؛ در کارخانه ها و تولیدی ها، کارگران وظایف مشخصی را به عهده داشتند، مانند مونتاژ قطعات یک محصول، بسته بندی و بررسی کیفیت. کارگران برنامه های ثابت و ساعات کاری روزانه داشتند که باید رعایت می کردند. با افزایش تقاضا برای تولیدات و جذب نیروی انسانی بیشتر، کارکنان می بایست به صورت منظم و سر وقت در محل کار حضور می یافتند و مدیران نیز می خواستند میزان ساعت کاری صرف شده برای کارها را تخمین بزنند و مدیریت زمان را در دست بگیرند. پس از این در کشورهای صنعتی مدیریت ساعت کاری، اندازه گیری زمان و نظارت بر نیروی کار به یک باره به یک ضرورت تبدیل شد. زمانی که انقلاب صنعتی آغاز شد، بشر واقعاً نیاز به ساعت و زمان بندی را احساس کرد.

کلماتی مانند "ساعت"، "کار ساعتی" و "دستمزد ساعتی" به جنبه مهمی از عملیات روزانه کسب و کارها تبدیل شدند. حضور به موقع سر کار در اواخر قرن نوزدهم به رفتاری مورد انتظار تبدیل شد، زیرا افراد بیشتر برای دیگران کار می کردند تا برای خودشان. علاوه بر وقت شناسی نیروی کار، حسابداری و تجزیه و تحلیل بهای تمام شده - ثبت و بررسی مخارج نیروی کار و مواد سازنده - بیش از هر زمان دیگری مورد توجه قرار گرفت. زمان ارزشمند بود و این گونه بود که اولین روش های ثبت زمان کارکرد برای کارگران معرفی شد.

بازگشت به گذشته در زمان

مروری بر نحوه ثبت حضور و غیاب کارمندان در گذشته

فناوری های مدیریت زمان طی سالیان متمادی تکامل یافتند. ابتدا از روش های ساده ای جهت ثبت ساعت ورود و خروج و محاسبه میزان ساعت کارکرد، اضافه کاری، مرخصی و... کارمندان در یک فروشگاه یا یک کارگاه کوچک استفاده می شد. مثلا در کارگاه های کوچک هر کسی ساعت ورود و خروج خود را در یک برگه ی مشخصی که برروی میز یا دیوار چسبانده شده بود می نوشت. در ادارات و کارخانجات بزرگتر یکی از کارمندان (مانند منشی یا مسئول دفتر یا سرپرست واحد) به صورت دستی ساعت ورود و خروج افراد را در دفتری به نام "دفتر حضور غیاب پرسنل" ثبت می کرد و پایان هر ماه به محاسبه ساعت کارکرد آن ها می پرداخت. احتمال خطای انسانی، نارضایتی طرفین، زمان بربودن، امکان دستکاری، روابط بین طرفین و شخص ثبت کننده، تقلب و... از معایب این روش بودند.

 

 

از این رو دستگاه های مکانیکی ثبت ورود و خروج اختراع شدند. اولین حق ثبت اختراع دستگاه های حضور و غیاب در ایالات متحده توسط "Willard Legrand Bundy"، مخترع و جواهرساز نیویورکی، سازنده تجهیزات مکانیکی از جمله صندوق ‌های فروشگاهی و ساعت‌های مبتنی بر حرکت چرخ دنده تعلق می گیرد. دستگاه ثبت زمان باندی که در سال 1888 ساخته شد، یک ثبت کننده مکانیکی زمان بود که تا حد زیادی نادرستی و اختلافات در پردازش حقوق و دستمزد را از بین می برد. این ماشین از چرخ دنده های متعددی که توسط حرکت ساعت کنترل می شدند تشکیل شده بود و زمان دقیق تردد را بر روی نوار کاغذی چاپ می کرد. هر کارمند با وارد کردن کلید اختصاصی خود به ماشین، ساعت کاری خورد را ثبت می نمود.

در سال 1888، اداره ثبت اختراع و علائم تجاری ایالت متحده ثبت اختراع معروف ترین اختراع باندی، "Time recorder"را به او عطا کرد.

 

 

در همان سال در بریتانیا، "Alexander Dey" دستگاه "Dial Recorder" خود را معرفی کرد که شماره پرسنلی هر شخص را در اطراف یک حلقه بزرگ نشان می داد. کارمندان یک بازوی نشانگر را به شماره شخصی تعیین شده خود می چرخاندند و آن را در سوراخ راهنما در شروع و پایان شیفت فشار می دادند و بدین ترتیب زمان در کنار نام شخص روی یک فرم رول شده در داخل دستگاه چاپ می شد و با هر ثبت یک زنگ را به صدا در می آورد. انتهای مخالف نشانگر به یک چرخ کوچکتر متصل است و نقاط اتصال مختلف در این چرخ مربوط به شیفت های کاری مختلف است.

ساعت دی، می توانست رکورد روزانه یا هفتگی 100 کارمند را ارائه دهد. ترددهای معمولی به رنگ سبز و تأخیر، خروج زود هنگام و اضافه‌کاری را به رنگ قرمز چاپ می کرد.

 

 

این دستگاه ها به موفقیت های فردی برای هر دو مخترع تبدیل شدند.

ساعت‌های مکانیکی، اگرچه از نظر طراحی متفاوت بودند، اما هر دو عملکرد یکسانی را انجام می‌دادند و آن هم ثبت ساعتی بود که کارمندان به محل کار وارد یا خارج می‌ شدند. با این روش سندی از زمان حضور و کار بوجود آمد تا کارفرمایان نتوانند به دستمزد کارگران تعدی کنند.

 

 

در اکتبر سال 1894، اولین دستگاه ساعت زنی مبتنی بر کارت نیز به نام روچستر، در نیویورک توسط مخترع "Daniel M Cooper" ساخته شد. این دستگاه که «ثبت زمان کارگر» یا"Workman's Time Recorder" نامیده می‌شد،

 

 

از یک دستگاه پانچ کارت استفاده می‌کرد که آن را از دستگاه های ثبت تردد قبلی متمایز می‌کرد. کارمندان هنگام شروع شیفت کاری با وارد کردن کارت داخل دستگاه و فشردن دسته اهرمی، سوراخی همراه با ساعت ورود یا خروج در کارت هایشان ایجاد می شد. دستگاه های ساعت زنی کارتی را دستگاه "ساعت پانچ" می ‌نامیدند.

کارت ها به 7 فضای مساوی تقسیم شده بود که نشان دهنده روزهای هفته و هر روز در دو بخش صبح و بعد از ظهر از قبل بر روی کارت ها چاپ شده بود.

این دستگاه برای صنایع بزرگ و کارگران شیفتی آن زمان مفید بود. و کارگران کارخانه ‌ها، کارکنان بیمارستان ‌ها و سایر کارگران از جریان ابداعات انقلاب صنعتی بهره ‌مند شدند.

کوپر بعداً حق ثبت اختراع خود را به شخصی فروخت که برند روچستر را برای نگهداری از اختراعات خود تأسیس کرد. آن شرکت تقریباً یک قرن بعد بخشی از IBM شد.

چرا دستگاه های حضور و غیاب مکانیکی منسوخ شدند؟

در اوایل قرن بیستم، کسب‌ وکارها با یک چالش اساسی ‌تر دست و پنجه نرم می‌ کردند و آن نیز ثبت و اندازه‌گیری دقیق ساعت های کاری برای بهبود پردازش حقوق و دستمزد بود. با توجه به افزایش تقاضا برای استفاده از دستگاه حضور و غیاب در سطح وسیع تر شرکت بین المللی ثبت زمان (ITR) در این زمینه وارد شد و خط کاملی از دستگاه ‌های ساعت زنی را عرضه کرد. این شرکت که در سال 1900 تأسیس شد و به طور مداوم خط تولید خود را گسترش داد و پس از چندین بار سازمان دهی مجدد و تغییر نام در سال 1924 به عنوان شرکت بین‌ المللی دستگاه های تجاری که امروزه با نام IBM شناخته می ‌شود، ظهور کرد. اهمیت توسعه و جایگزینی دستگاه های پانچ به جای ثبت دستی، منجر به توسعه وسیع این دستگاه ها و ثبت ساعات ورود و خروج به صورت اتوماتیک شده و به گونه ای که توانسته بود وضعیت کاری پرسنل شامل کسری کار و اضافه کار را با رنگی متفاوت بر روی کارت ها ثبت کند و این شروعی برای ورود دستگاه هایی با توانایی های بیشتر و درصد خطای کمتر شد.

 

 

در سال 1938 انقلابی در نحوه عملکرد دستگاه های حضور و غیاب صورت گرفت و ثبت ورود و خروج پرسنل به صورت تمام اتوماتیک شد که در نهایت منجر به ساده و سریع تر شدن محاسبه ساعت کارکرد آن ها با درصد خطای کمتر و دقت بیشتر شده بود. اما این دستگاه ها همچنان مجموعه‌ ای از کاستی‌ های خاص خود را داشتند که در ادامه برخی از ضعف‌ های رایج در سیستم‌ های سنتی که سازمان‌ ها با آن مواجه بودند، آورده شده است:

• ثبت تردد توسط دوستان: کارمندان می توانند با در دست داشتن کارت های همکاران خود حضور آن ها را ثبت کنند.
• خطای انسانی: پرسنل منابع انسانی ممکن است سهوا یا عمدا اطلاعات حضور و غیاب نادرست را وارد کنند.
• زمان: کارکنان منابع انسانی مجبور بودند زمان زیادی را برای ثبت ساعات کارت های پانچ در سیستم صرف کنند، و کارهایی مانند به روز رسانی کارت ها، رفع اشتباهات فردی در زمان تردد، تخمین ساعت کارکرد، محاسبه حقوق و دستمزد به صورت دستی و سایر مسائل.
• هزینه: استخدام پرسنل های مربوطه، استفاده ماهانه از کاغذهای پانچ و ایجاد هزینه های اضافی

ساعت‌های مکانیکی و سنتی، اگرچه از نظر طراحی متفاوت بودند، اما هر دو عملیات یکسانی را انجام می‌دادند: ثبت زمانی که کارمندان به محل کار وارد یا از آن خارج می‌شدند با ایجاد یک پانچ و چاپ ساعت تردد. این سیستم ها بیش از یک قرن مورد استفاده قرار گرفتند و جای خود را به دستگاه های ارزان تر و پیشرفته تر که کارها و محاسبات را به صورت خودکار انجام می دهند دادند تا اینکه در اواخر قرن بیستم میلادی با ظهور کامپیوتر، سیستم های الکترونیکی بر سیستم های مکانیکی پیشی گرفت. با تکامل دستگاه های ساعت حضور و غیاب، دستگاه هایی مثل پانچ کم کم منسوخ شدند. ابتدا دستگاه های حضور و غیاب مبتنی بر کارت RFID به وجود آمدند که در زمان خود پیشرفته محسوب می شدند. خیلی زود استفاده از دستگاه های حضور و غیاب کارتی در همه جا فراگیر شد چراکه راه حلی بسیار کارآمد به جای صرف ساعت ها جمع آوری کارت های پانچی بود. کارت های مغناطیسی در دو نوع تماسی و بدون تماس ساخته شدند و با کشیدن کارت در دستگاه یا نزدیک کردن به دستگاه کد کارت در حافظه دستگاه ذخیره شده و در نهایت همراه با اطلاعات تردد به نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز ارسال می شد و نرم افزار خروجی ماهیانه و محاسبه ساعت کارکرد را به صورت اتوماتیک انجام می داد.

اما این پیشرفت محدود به استفاده از کارت های مغناطیسی برای شناسایی افراد نشده و به تدریج دستگاه های حضور و غیاب رمزی ساخته شدند تا هر کاربر با وارد کردن رمز معتبر تردد خود را ثبت کند.

در حال حاضر نیز دستگاه ‌های احراز هویت بیومتریک مانند اثرانگشت، تشخیص چهره، اسکن کف دست و ... محبوبیت بیشتری نسبت به دستگاه‌ های کارتی و رمزی دارند که علت اصلی آن سرعت پردازش و امنیت بالای آن هاست.

در بین سیستم های بیومتریک پس از شایع شدن همه گیری ویروس کرونا سیستم های با رابط کاربری بدون تماس مورد انتخاب گسترده‌ تری قرار گرفتند تا این اطمینان حاصل شود که کارکنان در محل کار ایمن هستند.

 

 

به تازگی نرم افزارهای حضور و غیاب پیشرفته تری با حذف دستگاه های سخت افزاری برای کارمندان که دور کار هستند یا نوع خدمتشان به صورت ماموریتی یا خارج از محیط داخلی شرکت است مبتنی بر تکنولوژی GPS و برنامه های قابل نصب برروی تلفن های هوشمند و تبلت طراحی شده اند.

نرم افزارهای تحت وب نیز یک راه حل کاربرپسند مبتنی بر وب است که برای کمک به کار ساعتی در خانه بدون اتکا به دستگاه های بیومتریک و اپلیکیشن های موبایل طراحی شده است.

فناوری انقلابی در پشت سیستم ‌های حضور و غیاب مدرن

 

 

سیستم‌ های حضور و غیاب امروزی قوی و بسیار کارآمد هستند همچنین پیاده‌ سازی و مدیریت آسانی دارند. نرم افزار حضور و غیاب چیزی بیشتر از یک ابزار کنترل تردد صرف است چراکه سایر نیازمندی ها مانند مدیریت نیروی کار، تخمین زمان کار برای تولید کننده ، تخمین کارهای سفارشی و ردیابی بهره وری کارکنان از نقطه نظر زمانی را در خود جای می دهد. شرکت ‌ها را قادر می ‌سازد تا محدودیت زمان بندی های مختلفی از جمله زمان استراحت، مرخصی، روزهای تعطیل، تاخیر، تعجیل، اضافه کاری و قطع فعالیت ایجاد کنند و از اهمال و عدم حضور کارکنان جلوگیری کنند. سیستم ‌های حضور و غیاب مدرن توسط فناوری‌های مبتکرانه مانند یادگیری ماشینی و هوش مصنوعی هدایت می‌ شوند. چیزی که چند سال پیش غیرقابل دسترس به نظر می رسید اکنون یک واقعیت است.